Drøftelsesmøte

Drøftelsesmøte eller drøftingsmøte er navnet på et formelt møte som skal gjennomføres før arbeidsgiver bestemmer seg for om man vil gå til oppsigelse eller avskjed av en ansatt. Kravet om drøftelsesmøte er lovregulert i arbeidsmiljøloven. I denne artikkelen gir vi en nærmere forklaring på hva et drøftelsesmøte innebærer, og hvilke krav arbeidsmiljøloven stiller til drøftelser før arbeidsgiver kan gå til oppsigelse eller avskjed.

Arbeidsmiljøloven stiller krav til drøftelsesmøte før oppsigelse eller avskjed

Arbeidsmiljølovens § 15-1 krever at arbeidsgiver skal innkalle arbeidstakeren til et eget møte for å drøfte spørsmålet om oppsigelse, før beslutningen om en oppsigelse eventuelt blir tatt. Dette kravet skal tas bokstavelig. Selv om arbeidsgiver selvsagt har som utgangspunkt at man vil gjennomføre en oppsigelse når innkalling til drøftelsesmøte blir sendt ut, skal den endelige beslutningen tas først etter at møtet er gjennomført, og man har gitt den ansatte mulighet til å fremme sitt syn.

Når domstolene skal vurdere om en oppsigelse er usaklig – dermed ulovlig – ser man at det legges vekt på hvorvidt det har vært gjennomført drøftelser før beslutningen om oppsigelse ble tatt.

Selv om en oppsigelse ikke automatisk blir ugyldig bare fordi det ikke har vært gjennomført drøftelser i forkant, gir manglende drøftelser gjerne en indikasjon på at oppsigelsesprosessen ikke har gått skikkelig for seg. I praksis ser man derfor at manglende drøftelser lett fører til at en oppsigelse kjennes ugyldig.

Når en oppsigelse kjennes ugyldig av domstolen, betyr dette i utgangspunktet at arbeidsforholdet skal bestå. En annen virkning er at den som har fått en ugyldig oppsigelse kan tilkjennes en erstatning for økonomisk tap og ikke-økonomisk skade (oppreisning).

Innkalling til drøftelsesmøte

For at den ansatte skal kunne forberede seg til drøftelsesmøtet er det viktig at arbeidsgiver gir en klar og ryddig innkalling. Hvis du er arbeidsgiver og skal gjennomføre et drøftingsmøte, kan du bruke vår mal som utgangspunkt.  Vår mal for innkalling til drøftelsesmøte er gratis:

Gjennomføring av drøftelsesmøtet

I selve møtet er det viktig at arbeidsgiver går frem på en ryddig, saklig og etterprøvbar måte. I dette ligger for det første at man møter den ansatte med respekt. Det bør være selvsagt, men siden jeg gjennom årene har hørt og opplevd en del saker der arbeidsgivere har gått for hardt ut never jeg det likevel. Spesielt gjelder dette der det er mistanke om misligheter. Husk at det er et grunnleggende rettsprinsipp at alle skal anses uskyldig inntil det motsatte er bevist, og at vi alle har en tilsvarsrett – en rett til å forsvare oss og komme med vårt eget syn på saken.

Videre bør arbeidsgiver alltid ha god dokumentasjon for grunnlaget for den mulighet oppsigelsen eller avskjeden. La oss se på noen eksempler:

• Skyldes innkallingen mistanke om underslag innebærer det å ta med f eks kontoutskrifter eller andre dokumenter som viser mistenkelige overføringer.
• Er det mange klager fra kunder eller leverandører, må man legge frem disse
• Er det snakk om en selger, bør arbeidsgiver legge frem for eksempel budsjetter, aktivitetskalender og salgstall – gjerne også for sammenlignbare selgere, for å vise om det er selgeren som svikter eller markedet som  har sviktet.
• Hvis forsentkomminger danner bakgrunnen for innkallingen tar man med kopi av klager eller utskrift fra timeregisteringssystemet.
• Er det nedbemanning som ligger til grunn er regnskapstall, salgsrapporter osv relevant.

Som vi ser går drøftelsesmøtet i all enkelhet ut på å legge frem alt man har av dokumentasjon og argumentasjon for hvorfor man vurderer å gå til oppsigelse eller avskjed. Dette slik at den ansatte sikres kontradiksjon – det vil si mulighet til å imøtegå det arbeidsgiver legger frem. Grundighet, åpenhet og saklighet i oppsigelsesprosessen handler altså om å ta den ansatte på alvor, og behandle vedkommende med respekt. Da er et godt gjennomført drøftelsesmøte rett sted å starte. Min erfaring er at mange drøftelsesmøter har medført at arbeidsgiver har endret eller i det minste justert sitt syn på saken. Dette kan gjøre det enklere å starte en dialog om alternative løsninger, som overføring til annen stilling eller at den ansatte gis en sluttpakke.

10 tips for for ryddig gjennomføring av drøftelsesmøter:

Avslutningsvis skal vi se på ti konkrete tips for gjennomføring av et drøftelsesmøte.

1. Før drøftelsesmøte bør det alltid sendes en skriftlig innkalling til drøftelsesmøte. I denne bør det fremgå at innkallingen gjelder «drøftelsesmøte» (betegnelsen «drøftelsesmøte» eller «drøftingsmøte» bør benyttes). Videre bør den ansatte skriftlig informeres om at han eller hun gis anledning til å ta med rådgiver, for eksempel tillitsvalgt eller advokat, til møtet.
2. Innkallingen bør gis minimum 24 timer før møtet skal holdes. Vi anbefaler 2-3 dager.
3. Innkallingen bør opplyse om at den ansatte kan ta med tillitsvalgt eller annen rådgiver i møtet.
4. Arbeidstaker bør alltid benytte muligheten til å ha med advokat, tillitsvalgt eller annen rådgiver i et drøftelsesmøte.
5. Vurder om drøftelsesmøtet kan gjennomføres på et nøytralt sted, eller hos arbeidsgiver eller arbeidstakers advokat. Spesielt på arbeidsplasser der det er små forhold, kan det være belastende at slike møter skjer på et møterom med glassvegger, i pauserommet eller lignende.
6. I møtet bør arbeidsgiver ta seg god tid til å forklare hvorfor man vurderer oppsigelse. All relevant skriftlig dokumentasjon for forhold som påberopes som oppsigelsesgrunn bør fremlegges.
7. Arbeidstager bør få god tid til å komme til orde med sine synspunkter på grunnlaget for oppsigelsen, hvordan en oppsigelse vil ramme vedkommende personlig og økonomisk, og andre relevante forhold.
8. Ved oppsigelse på grunn av nedbemanning skal arbeidsgiver alltid vurdere følgene av en oppsigelse opp mot virksomhetens behov for å kutte kostnader. Da må man spørre den ansatte om hvilke konsekvenser en oppsigelse vil få med tanke på gjeldssituasjon, forsørgerbyrde osv.
9. Dersom det er grunnlag for det, bør partene diskutere mulighetene for andre løsninger enn en regulær oppsigelse, f eks inngå sluttpakke.
10. Det bør for ordens skyld settes opp en protokoll / referat for hva som ble drøftet. Dersom det er praktisk mulig kan bør protokollen utformes og signeres av begge parter før møtet avsluttes.

Andre artikler du kanskje vil like:

Nedbemanning og andre omstillingsprosesser : masseoppsigelser Endringsoppsigelse Formkrav ved oppsigelse – hvordan skrive et gyldig oppsigelsesbrev? Når er en oppsigelse gyldig?

Tags: avskjed, døftingsmøte, Drøftelsesmøte, nedbemanning, oppsigelse