FORMKRAV VED OPPSIGELSE - HVORDAN SKRIVE ET GYLDIG OPPSIGELSESBREV?

Skrevet av Eivind Arntsen, Advokat Oslo

Reglene om utforming av oppsigelsesbrev er svært formelle. Mange arbeidsgivere slurver, og skriver oppsigelser som ikke fyller lovens formkrav. Formugyldige oppsigelser kan få store konsekvenser for arbeidsgiver. I denne artikkelen gjennomgås arbeidsmiljølovens formkrav for å vise hvordan man skriver en formgyldig oppsigelse. 

Hvordan skrive oppsigelsesbrev? - Formkrav ved oppsigelse

Som arbeidsgiver er det svært viktig å gå korrekt frem når selve oppsigelsen av arbeidstaker skal foretas. Arbeidsmiljøloven inneholder detaljerte regler for hvordan selve oppsigelsesbrevet skal være utformet. I tillegg til formkravene er det selvsagt viktig at selve oppsigelsen er saklig begrunnet, og at det er foretatt forutgående drøftelser.

Kort om forutgående saksbehandling

Et oppsigelsesbrev skal være resultatet av en forutgående saklig oppsigelsesprosess, der arbeidsgiver blant annet har gjennomført forutgående drøftelser etter arbeidsmiljøloven § 15-1. For en fullstendig beskrivelse av hele rettsprosessen i en oppsigelsessak, se denne artikkelen: OVERSIKTSARTIKKEL: GANGEN I EN ARBEIDSRETTSSAK:

Lovens krav til oppsigelsesbrevet

Arbeidsmiljølovens kapittel 15 regulerer oppsigelser og avskjed, og formkravene er gitt i § 15-4. Paragrafen heter «formkrav ved oppsigelse». Det er imidlertid utvilsomt at de samme formkravene også gjelder for avskjed.

Oppsigelsen skal gis skriftlig

For det første er det svært viktig at oppsigelsen gis i skriftlig form. Med dette menes at oppsigelsen gis på papir. Man bør være varsom med å benytte elektronisk oversendelse, og da bør det i tilfelle være f. eks en digital kopi av det skriftlige oppsigelsesbrevet som oversende elektronisk, samtidig som originalen postlegges med rekommandert post.

Overlevering av oppsigelsesbrev

Arbeidsmiljøloven har en ordensregel som sier at oppsigelse skal overrekkes personlig eller sendes rekommandert. Dersom denne regelen ikke overholdes blir oppsigelsen ikke automatisk ugyldig, men arbeidsgiver vil ha bevisbyrden dersom oppsigelsen ikke kommer frem til arbeidstager.

Dersom arbeidsgiver har anledning til å overlevere oppsigelsen personlig på arbeidsplassen kan dette være å anbefale, slik at man er helt sikker på at oppsigelsen har kommet frem – og ikke minst for å være sikker på at oppsigelsen finner. Arbeidstaker bør da samtidig kvittere på at oppsigelsen er mottatt.

Når anses oppsigelsen for å ha kommet frem?

Etter alminnelig avtalerett følger det av arbeidsmiljøloven § 15-4 annet ledd at "Oppsigelsen skal anses for å ha funnet sted når den er kommet fram til arbeidstaker." Det er ikke et krav at arbeidstaker har gjort seg kjent med innholdet. Hvis oppsigelsen er sendt rekommandert legger man i praksis til grunn at meldingen om ankommet sending må ha kommet frem, og at arbeidstaker må ha hatt rimelig anledning til å hente sendingen.

De samme prinsipper gjelder der arbeidstaker selv sier opp, det vil si at oppsigelsen gjelder fra oppsigelsesbrevet har kommet frem til arbeidsgiver. 

Krav til innhold

Bestemmelsene om utforming av oppsigelsesbrevet finner vi i arbeidsmiljøloven § 15-4. Det er svært viktig at disse fylles ut nøyaktig. Dersom arbeidstaker ikke gir de opplysningene loven krever er utgangspunktet at oppsigelsen ikke er formgyldig, noe som kan ha en rekke uheldige konsekvenser for arbeidsgiver.

Minstekrav til opplysninger i oppsigelsesbrevet er:

• arbeidstakers rett til å kreve forhandling og reise søksmål
• retten til å fortsette i stillingen etter bestemmelsene i §§ 17-3, 17-4 og 15-11,
• de frister som gjelder for å kreve forhandling, reise søksmål og for å fortsette i stillingen
• hvem som er arbeidsgiver og rett saksøkt i en eventuell tvist 
   
• Dersom oppsigelsen er begrunnet i virksomhetens forhold, skal den videre inneholde opplysninger om eventuell fortrinnsrett etter arbeidsmiljøloven § 14-2.

I tillegg til opplysningene som er nevnt over bør det for god ordens skyld henvises til drøftelsesmøtet som er avholdt, samt kort angis hva som er oppsigelsestid og når siste arbeidsdag er.

Vær varsom ved bruk av "oppsigelsesmaler"!

Siden innholdet i oppsigelsesbrevet vil variere avhengig av bakgrunnen for oppsigelsen og hvorvidt den ansatte er i prøvetid eller ikke, kan man ikke bruke samme oppsigelsesmal for alle oppsigelser.

Det vil derfor være nødvenig å bruke litt tid på å kvalitetssikre at oppsigelsesbrevet føler formkravene for oppsigelse. Eventuelt vil det være en god investering å få en arbeidsrettsadvokat til å kvalitetssikre oppsigelsesbrevet – og selve oppsigelsesprosessen for den saks skyld.

Hva når arbeidstaker sier opp selv?

I denne artikkelen har vi behadlet formkravene for arbeidsgivers oppsigelse. Når den ansatte selv sier opp sin stilling er det ikke tilsvarende formkrav. Det vil imidlertid klart være å anbefale at arbeidstaker selv sier opp ved et skiftlig, datert og underskrevet brev, for å inngå etterfølgende tvist om hvorvidt oppsigelse er gitt eller ikke, og når oppsigelsen fant sted. For å sikre dokumentasjon på at brevet er sendt, kan det være en god ide å sende en kopi per e-post.

Advokathjelp ved oppsigelse

DALAN Advokatfirma håndterer hvert år en omfattende mengde oppsigelser og avskjedssaker. Vi bistår både arbeidsgiver og arbeidstakere.

Kom i kontakt med våre arbeidsrettsadvokater på telefon (+47) 21 37 80 00 eller ved å fylle ut dette kontaktsskjemaet.